Апостиль или легализация: в чём разница

Как понять, что нужно именно вам

Порядок ровно один: посмотреть, кто выдал документ и куда вы его везёте. Процедуру определяет эта пара, а не тип документа и не то, что сказали в чате переезжающих.

Дальше есть третий, самый приятный вариант, о котором забывают: между рядом стран действуют двусторонние договоры о правовой помощи, и по ним документы принимают вообще без всякого заверения — достаточно перевода. Проверять это стоит первым делом: процедура, которой можно не делать, дешевле любой другой.

• Обе страны в Гаагской конвенции — апостиль
• Одна из стран вне конвенции — консульская легализация
• Между странами есть договор о правовой помощи — часто не нужно ни то, ни другое
• Документ выдан третьей страной — процедура делается там, а не по месту вашего проживания

Присяжный перевод — это третья вещь, а не часть процедуры

Апостиль и легализация подтверждают подлинность подписи и печати на документе. Они ничего не говорят о том, на каком языке документ написан. Поэтому почти всегда нужен ещё и перевод — и почти всегда не любой.

Большинство стран принимает перевод, сделанный присяжным (судебным) переводчиком, аккредитованным именно в этой стране. Перевод, заверенный нотариусом в стране выезда, часто не принимают вовсе — это одна из самых обидных причин переделки, потому что обнаруживается она уже в окне подачи.

• Порядок обычно такой: сначала апостиль или легализация, потом перевод — вместе со штампом
• Переводчик должен быть аккредитован в стране назначения, а не в стране выдачи
• Перевод с нотариальным заверением «дома» принимают далеко не везде
• Написание имени и фамилии во всех документах должно совпадать буква в букву

Где чаще всего разваливается хороший пакет

• Апостиль поставлен на копию, а требовался на оригинал — или наоборот
• Справка о несудимости получена заранее и к подаче просрочена: у неё короткий срок годности
• Перевод сделан до апостиля, и штамп остался непереведённым
• Имя в переводе написано иначе, чем в загранпаспорте
• Легализация сделана для одной страны, а подаваться решили в другую — процедуру придётся повторить целиком

Сколько это занимает на практике

Апостиль в большинстве случаев занимает от нескольких дней до нескольких недель — зависит от органа и загрузки. Консульская легализация почти всегда дольше: этапов больше, каждый со своей очередью, и весь маршрут ограничен скоростью самого медленного из них.

Планировать пакет стоит от даты подачи назад, а не от сегодняшнего дня вперёд. Отдельно закладывайте сроки годности: справки о несудимости и выписки живут месяцами, и часть пакета приходится делать последней, чтобы она не «сгорела» к моменту подачи.

Чем апостиль отличается от консульской легализации?

Апостиль — один штамп уполномоченного органа страны, выдавшей документ; он действует во всех странах Гаагской конвенции 1961 года. Консульская легализация — цепочка заверений (обычно Минюст, МИД и консульство страны назначения), она нужна, когда хотя бы одна из стран в конвенции не участвует, и действует только в той стране, чьё консульство её завершило.

Как узнать, что нужно в моём случае — апостиль или легализация?

Посмотрите пару стран: кто выдал документ и куда вы его подаёте. Если обе в Гаагской конвенции — апостиль. Если хотя бы одна вне её — легализация. Между некоторыми странами действуют договоры о правовой помощи, по которым не нужно ни то, ни другое.

Нужен ли перевод, если есть апостиль?

Почти всегда да. Апостиль подтверждает подлинность подписи и печати, но не переводит документ. Большинство стран требует перевод присяжным переводчиком, аккредитованным именно в стране подачи, а нотариальный перевод из страны выезда часто не принимают.

Можно ли поставить апостиль не в той стране, где выдан документ?

Нет. Апостиль ставит уполномоченный орган страны происхождения документа. Если вы уже уехали, потребуется доверенность и человек на месте — этот срок стоит закладывать заранее.

Что делать, если документ нужен сразу для нескольких стран?

Если все они в Гаагской конвенции, одного апостиля достаточно. Консульская легализация так не работает: она действительна только для страны, чьё консульство её завершило, и для каждой следующей страны процедуру нужно проходить заново.